Phương thức hoạt động của công ty du lịch

– Hoạt động kinh doanh chủ yếu của công ty được thực hiện bởi các phòng chuyên môn: Phòng thị trường quốc tế (Inbound), phòng du lịch nước ngoài (Outbound), phòng điều hành hướng dẫn, phòng kinh doanh , phòng bán vé máy bay, phòng dịch vụ vận chuyển.

+ Phòng outbound

Gồm 1 trưởng phòng và 4 nhân viên

 

Họ và tên

Công việc riêng

Trưởng phòng Nguễn Thị Huyền

-Chịu trách nhiệm về hoạt độngkinh doanh chung.

 

Nhân viên Nhung

Phụ trách các tour Tháilan-Malayxia-Singapore.

Nhân viên Thủy

Phụ trách các tour Nam Phi-Malaixia

Nhân viên Quyên

Phụ trách các tour Châu Âu

Nhân viên Thu

Phụ trách tour Trung Quốc

Công việc cụ thể:

  • Phụ trách hệ thống tour: Xây dựng chương trình và tính giá tour mẫu theo hệ thống tour được phân công phụ trách. Viết theo 2 thứ tiếng: tiếng Việt và tiếng Anh. Chịu trách nhiệm cập nhật các thông giá cả mới và tour mới, nghiên cứu và đàm phán giá với các đối tác khác nhau để có được mức giá hợp lý và dịch vụ tốt.
  • Phụ trách khách lẻ: Lưu giữ thông tin về khách hàng, phối hợp với bộ phận đặt vé máy bay, đại lý và điều hành lên lịch tour .Thực hiện đầy đủ các quy trình bán đoàn khách lẻ theo quy định. Có trách nhiệm thống kê khách lẻ, khách hàng đại lý, khách hàng thường xuyên…
  • Phụ trách tiếp thị: Cập nhật danh sách khách hàng thường xuyên, khách hàng lớn, các đơn vị tiềm năng để có kế hoạch tiếp thị thu hút khách theo từng giai đoạn cụ thể. Phụ trách việc chuẩn bị thông tin tài liệu cho các chiến dịch quảng cáo như: Rải tờ rơi, gửi email, fax, đi hội chợ, hội nghị, hội thảo.
  • Phụ trách hội chợ triển lãm: Thường xuyên cập nhật danh sách hội chợ, triển lãm các nước đến và các hội chợ tại Việt Nam để phối kết hợp với bộ phận tiếp thị tổ chức các chiến dịch tiếp thị.
  • Các dịch vụ trước và sau tour: Cập nhật thông tin hàng ngày về tình trạng đoàn khách, ngày khởi hành, số chỗ và số lượng khách đang có… làm biển thông báo đoàn vào ngày khách về, thông báo chậm chuyến và các thông tin liên quan khi đoàn về. Cập nhật thông tin quảng cáo của các công ty cạnh tranh, phân tích báo cáo. Thường xuyên trao đổi với HDV đoàn để nắm bắt các thông tin về dịch vụ đoàn, chiến dịch khuyến mại…
  • Làm báo cáo phòng.
  • Phòng Inbound:

Gồm 3 nhân viên Thu An, Tuyết,Long( Inbound Nga)

Công việc chung của phòng:

  • Xây dựng chương trình: Phòng Inbound căn cứ vào đặc điểm của khách du lịch tại các phân đoạn thị trường: thời gian đi du lịch của khách, nhu cầu, sở thích của từng loại khách…Đồng thời nắm bắt các thông tin về địa chỉ các khách sạn, các hãng lữ hành trong nước và quốc tế, thông tin các tuyến điểm du lịch. Qua đó các nhân viên sẽ xây dựng lên chương trình du lịch cho phù hợp.
  • Tính giá chương trình du lịch: Căn cứ vào thông tin giá khách sạn, giá cước vận chuyển, chi phí trong chương trình đã xây dựng, yêu cầu của khách hàng (nếu có) phòng sẽ tính giá bán cho chương trình. Việctính giá này cónghĩa rất quan trọng trong việc tính toán tài chính, là 1 yếu tố cạnh tranh với các công ty khác.
  • Báo giá: Sau khi đã tính giá cho chương trình du lịch phòng sẽ báo giá cho các đối tác, các hãng lữ hành, các đại lí, khách hàng.
  • Chấp nhận: Một chương trình du lịch được khách hàng chấp nhận về tổ chức, về giá cả có thông tin phản hồi đến công ty. Khi đó phòng Inbound sẽ thực hiện việc liên hệ với các nhà cung ứng: hãng hàng không, vận chuyển du lịch, đặt phòng khách sạn và các thủ tục có liên quan.
  • Các dịch vụ trước, trong và sau tour: Cập nhật thông tin về đoàn khách, kết hợp với phòng điều hành và hướng dẫn tổ chức, theo dõi đoàn khách. Trao đổi với hướng dẫn viên để nắm bắt các thông tin phản hồi từ khách. Gọi điện thăm hỏi khách sau khi kết thúc chương trình du lịch.